Met newdays connect zelf HR-systemen koppelen aan verzuimsoftware
Arbodiensten en HR-professionals weten als geen ander: goede data is een absolute vereiste om verzuimdiensten goed en zorgvuldig uit te voeren. Zeker voor grote organisaties is dat een enorme uitdaging. Er is vaak weinig tijd voor een goed gesprek, omdat er veel energie verloren gaat aan controles, validatie of het handmatig doorvoeren van mutaties.
Ter illustratie: organisaties van zo’n 15.000 tot 20.000 werknemers kennen een maandelijks verloop van al snel 100-200 werknemers. Met een verzuimpercentage van gemiddeld 6%, betekent dat ook nog eens ruim 1.000 verzuimdossiers per jaar.
Een werkgever houdt personeelsdata, inclusief al deze mutaties, bij in een eigen ERP-systeem. Bij wet is het daarnaast verplicht deze gegevens ook up-to-date te houden bij de aangesloten arbodienst, inclusief ziekteverzuim. Zo gaat er allerlei data, inclusief documenten, rapporten en notities van de werkgever naar de arbodienst. En andersom.
Het probleem: vaak hebben werkgevers en arbodiensten ieder een eigen systeem waarin data nét weer even anders is vastgelegd. Dat leidt tot een stroperige samenwerking en inefficiëntie.
De verschillende softwarepakketten van arbodiensten bieden al jaren koppelingen aan. Ook ERP-systemen hebben vaak ‘marketplaces’ met allerlei ‘connectoren’. Er ontbreekt echter één lijn in die manier van samenwerken.
Tijd voor een nieuwe manier van werken
Als PAQT zagen we dat HR- en arbodiensten veel tijd én kwaliteit konden winnen, door de informatiestromen tussen de verschillende partijen te faciliteren en verbeteren.
De kunst zit hem in het tijdig aanleveren van relevante data in de juiste systemen. Als je als organisatie honderden werknemers per jaar in ziekteverzuim hebt, dan kijk je met de huidige werkwijzen tegen een enorme berg administratief werk aan. Al die systemen en bestaande koppelingen werken allemaal op een unieke manier, waardoor er in de praktijk veel fouten ontstaan. Hoog tijd dus voor een nieuwe manier van werken.
Daarom hebben we newdays connect bedacht: een platform waar je veilig, snel en eenvoudig HR-systemen zelf koppelt aan verzuimsoftware.
De kracht van eenvoud en uniformiteit via self-service
Een koppelplatform tussen meerdere systemen is niet nieuw. Een self-service platform binnen de HR en arbodienstverlening is dat wél. Met newdays connect is een platform gebouwd waarbij on- en offboarding van systemen door de HR-professional zelf gedaan kan worden. Binnen enkele klikken configureer je je eerste nieuwe koppelingen. Daarna begint newdays met het complexe proces van gegevensverwerking.
De complexiteit zit voornamelijk in uniformiteit. Ieder platform, systeem of bestand noteert en verwerkt data op zijn eigen manier. We hebben newdays zo ontwikkeld, dat geïmporteerde gegevens altijd worden omgezet naar de SIVI-verzuimstandaard, voor ze naar het gekoppelde systeem gestuurd worden. Deze datastandaard vormt een stabiele basis voor het koppelen van systemen en zorgt dat ketenpartners informatie goed en geautomatiseerd kunnen uitwisselen.
Doordat alle data op eenzelfde manier wordt beheerd, biedt newdays de mogelijkheid om met die data slimme dingen te doen. Denk aan zinvolle inzichten via Power BI. Iets dat zonder newdays bij wijziging van arbodienst en systeem, voortdurend weer volledig opnieuw moet worden ingericht. Laat staan als je ook nog als HR met meerdere arbodiensten tegelijk werkt.
Complexiteit rondom privacy realtime ondervangen
De wet stelt dat een arbodienst alleen de gegevens van een werknemer mag ontvangen, zodra er een ziekmelding bekend is bij de werkgever. Dat brengt een uitdaging met zich mee, want wie zorgt ervoor dat de juiste gegevens daar aanwezig zijn?
Het wordt echter nóg lastiger zodra een werknemer zelf naar de arbodienst wil met een hulpvraag. Er is dat op dat moment nog geen dossier van die werknemer bekend bij de arbodienst. Daarbovenop moet een werknemer dit allemaal anoniem ten opzichte van de werkgever kunnen regelen.
Het platform is vanaf de start ontwikkeld met veiligheid en privacy als absoluut speerpunt.
Met newdays connect staan altijd alle gegevens van werknemers realtime in de database, volledig geanonimiseerd. Een werknemer meldt zich ziek via het eigen ERP-systeem, om zo de data direct in het systeem van de arbodienst zichtbaar te maken zodra er zich een hulpvraag voordoet. Zo is de anonimiteit geborgd, maar ook de volledigheid van de gegevens.
Altijd de juiste gegevens, dankzij meer dan 20 stappen
Gegevens in newdays zijn altijd realtime en up-to-date. Dus in plaats van in één keer alle gegevens op te vragen en in een database plaatsen, biedt newdays daar een continu proces voor.
Daarom zijn er ook controles op datawijzigingen, waardoor onzuivere data en onnodig administratief werk voorkomen wordt.
In meer dan 20 volledig inzichtelijke stappen zitten talloze controles, zoals: hoort deze medewerker wel binnen het bedrijf, worden mutaties in adresgegevens in de juiste volgorde verwerkt, klopt een wijziging van de ingangsdatum van verzuim daadwerkelijk, wordt iedere manager op de hoogte gesteld van een ziekmelding, wordt überhaupt de verzuimmelding binnen de juiste afdeling gemeld? Allemaal controlemomenten die veelgemaakte fouten voorkomen. Iedere mutatie in de data wordt daarbij zorgvuldig gelogd, zodat altijd kan worden herleid welk pad de gegevens hebben gevolgd. En mocht er een mutatie niet doorgevoerd kunnen worden, wordt daarover één keer per dag een samenvattende mail gestuurd inclusief inzicht in wat niet gelukt is, en waarom. Zo kom je daar niet pas een half jaar later achter.
Binnen Team Force, dat werkte aan newdays connect, was dat laatste ook een van de grotere, maar wel leuke uitdagingen. Zo legt Denny uit: “We hebben een pagina met uitvalbeheer, waar al die foutmeldingen te zien zijn. Doorgaans zijn die best cryptisch. Wij proberen ze juist gebruiksvriendelijker te maken. Maar omdat we met zo veel verschillende systemen koppelen, krijgen we ook steeds verschillende foutmeldingen terug. Een ‘algemene server error’ is vrij nutteloos om te laten zien. We categoriseren die en geven de validatiefoutmeldingen gebruiksvriendelijk weer. Zo weet je als gebruiker beter wat er misging. Het klinkt simpel, maar omdat het om veel diverse systemen gaat, is dat geen eenvoudige klus.”
De HR- of arbodienst is volledig zelf in control
Door de stapsgewijze configuratie van koppelingen, is de HR- of arbodienst zelf in staat om op eenvoudige wijze, complexe verbindingen te leggen. Hoewel newdays de complete techniek van koppelingen uit handen neemt, blijft het mogelijk voor eigen IT’ers om inzicht te hebben in het proces van gegevensverwerking. Iedere stap is desgewenst te herleiden.
Eindelijk weer tijd voor een goed gesprek
Deze efficiëntieslag en stap voorwaarts in gebruiksvriendelijkheid, betekent dat de medewerkers van HR zich veel meer kunnen bezighouden met hun daadwerkelijke HR-taken. Geen doorlopende controles via mail of telefoontjes over het verifiëren van gegevens, maar eindelijk weer tijd om eens écht te vragen aan die collega hoe het gaat. Zo maken we het uitwisselen van gegevens makkelijker en dragen we bij aan een efficiëntere en betere dienstverlening in de sector.