Om te toetsen of financieringen juist verstrekt zijn, is due diligence een essentieel onderdeel van de procedure bij financiële instellingen. Het zorgt voor een correcte en prudente verstrekking van hypotheken en andere leningen. In dit proces worden allerlei documenten en gegevens uit verschillende bronnen gecontroleerd.

PAQT Elwin K

Due diligence is van essentieel belang voor een goed risk framework. Het is echter voor financiële instellingen vaak te tijdrovend om dit zelf te doen. Daarom kiezen steeds meer partijen ervoor om het proces uit te besteden aan onafhankelijke specialistische partijen, zoals Fortrum. 

Fortrum ondersteunt financiële instellingen bij due diligence en heeft hierin de ambitie om te groeien. Om hun dienstverlening consistenter te maken en daarmee de kwaliteit van de huidige due diligence diensten te borgen, zocht Fortrum een nieuwe en stabiele workflow- en registratietool. Een tool waarmee bovendien flexibel ingesprongen kan worden op de steeds strengere eisen die aan due diligence wordt gesteld. 

Over Fortrum 

Fortrum is specialist in consultancy, due diligence, academy en research voor de financiële dienstverlening. Bij due diligence wordt een kredietdossier van een financiele instelling gecontroleerd op ‘gepaste zorgvuldigheid’. Dat betekent dat een grondige controle plaatsvindt of wordt voldaan aan de geldende voorwaarden en procedures die bij deze kredietverstrekking horen. Fortrum verzorgt hierbij zowel 24-uurs checks als eenmalige grote portfolio’s.   

De Nederlandse onderneming die in meerdere landen actief is, onderscheidt zich met hoogwaardig advies aan grote banken, investeringsbanken en hypotheekverstrekkers. Een markt die naar verwachting de komende jaren flink zal groeien. Om beter te presteren en moeiteloos op te kunnen schalen bestond behoefte aan een geheel vernieuwde applicatie. 

Werkprocessen doorgronden, vereenvoudigen en standaardiseren 

Due diligence betreft tal van relevante processen, controles, taken, transacties, personen en verantwoordelijkheden. Een complexe aangelegenheid, waarbij zorgvuldigheid en een standaard werkwijze van groot belang zijn.  

Voor het eerste prototype van de applicatie Fortapp is het hele traject voor hypotheken grondig door PAQT geanalyseerd en in kaart gebracht. Er is onderzocht wat er écht nodig is en hoe het proces verbeterd en gestandaardiseerd kan worden. Een van de resultaten is dat een medewerker nu gemakkelijker door het proces wordt geleid, waardoor een project altijd op een zelfde manier wordt aangemaakt. 

‘Het vereenvoudigen en standaardiseren betekent dat de consistentie van onze procedure nu geborgd is’, vertelt Jaap van Raak, director bij Fortrum. ‘Daarmee zijn onze diensten schaalbaar, zonder het risico te lopen dat dit op termijn voor fouten zorgt. Tegelijkertijd is Fortapp flexibel genoeg om iedere klant een oplossing op maat te bieden. We zijn heel blij dat we hiermee de groei kunnen maken die we willen.’ 

Het vereenvoudigen en standaardiseren betekent dat de consistentie van onze procedure nu geborgd is.
Jaap van Raak Directeur bij Fortrum

Van rapporteren naar monitoren

Fortapp wordt gebruikt voor het inlezen van datatapes en het reviewen van dossiers, maar ook voor reviews van geldverstrekkers en servicers. Projecten zijn makkelijker op te zetten en datatapes in bijvoorbeeld ESMA-format zijn in één keer in te lezen. 

Fortrum kan zich daardoor focussen op waar het echt om draait: de due diligence op portefeuilles, geldverstrekkers en servicers. Opdrachtgevers van Fortrum zijn hierdoor altijd aantoonbaar ‘in control’ en compliant. Een zekerheid die in de huidige financiële wereld van cruciale betekenis is. 

Rollen, rechten en rapportages

Fortapp kent in hoofdlijnen twee rollen voor gebruikers binnen de organisatie: ‘Admin’ en ‘Employee’. Afhankelijk van een project kunnen op Employee level rollen worden toegevoegd zoals Junior, Medior, Senior, Project Lead, Team Lead en Director. Hiermee kan een team op maat worden samengesteld waarbij duidelijk is welke rechten men heeft en wie welke medewerker kan en mag controleren. Dit draagt (eenvoudig) bij aan transparantie en een hogere kwaliteit van de samenwerking. 

Het due diligence proces bestaat uit een enorme reeks vragen en checks die beantwoord moeten worden. Dit is vereenvoudigd en gestandaardiseerd door slechts drie antwoorden toe te staan: Ja, Nee en Niet van toepassing. Iedere Nee vereist actie en komt automatisch in een te exporteren eind- of tussenrapport met vooraf gedefinieerde omschrijvingen. Dit zorgt voor een duidelijker werkproces voor de gebruiker, met gegarandeerd kwalitatieve rapporten voor de klant. 

Hoge veiligheidseisen 

De applicatie voldoet aan ISO 27001 normen en de strenge eisen die financiële instellingen stellen, en is met de AVG in gedachten ontwikkeld met “privacy by design”. Cliëntdata moeten bijvoorbeeld zowel fysiek als virtueel gescheiden zijn van andere cliëntdata. Dit wordt doorlopend gecheckt door meerdere controles en automatische tests.  

Wachtwoorden worden onder andere versleuteld bij opslag en mogen maximaal 90 dagen gebruikt worden (de laatste negen gebruikte wachtwoorden worden onthouden om herhaling uit te sluiten). De applicatie gebruikt daarnaast 2-factor authenticatie. En dataencryptie vindt volledig automatisch plaats via MySQL. 

macbook

Overzicht

Alle lopende projecten zijn te zien in één helder overzicht.

Filter

Het filter zorgt ervoor dat alleen relevante informatie te zien is.

Platform verbetert en versnelt processen 

In de eerste fase van de opdracht is de oude applicatie van Fortrum vervangen door een nieuwe softwareoplossing voor het importeren, verwerken, reviewen en rapporteren van hypotheek files. Daarna worden in twee fasen extra functionaliteiten aan Fortapp toegevoegd, zoals meer rapportages, notificaties, een activiteiten log en een management dashboard.  

De applicatie is vanuit een platformgedachte ontwikkeld om in de toekomst met API koppelingen te werken en zo met name doorlopende due diligence processen nog verder te verbeteren en versnellen. Met een platform kunnen op termijn ook stakeholders buiten Fortrum worden betrokken om nog efficiënter samen te werken.  

Alles is er met Fortapp op gericht om de kwaliteit van due diligence naar een hoger niveau te brengen, de doorlooptijden te verminderen en makkelijker samen te werken. Daarmee maakt Fortrum als onafhankelijk specialist het verschil in de financiële wereld. 

De applicatie

  • Gestroomlijnde, overzichtelijke due diligence  
  • Continue monitoring 
  • Workload overzicht per medewerker  
  • Ook geschikt voor internationale toepassing 

De technologie

  • Laravel  
  • Vue.js 
  • Hosting 

Veiligheid & Privacy

  • Volledig afgescheiden client data  
  • MySQL server met Enterprise Encryption 
  • Multifactor authenticatie 

 

Terug naar overzicht