Na het overlijden van een dierbare komt naast het emotionele rouwproces, op organisatorisch vlak veel kijken. Gelukkig kunnen de nabestaanden hierbij volledig leunen op de expertise van uitvaartondernemers. Zij staan vierentwintig uur per dag en zeven dagen per week klaar voor mensen die een dierbare verliezen.

Op het moment dat bij een uitvaartonderneming de telefoon gaat, komt er een dynamisch proces op gang. Er komt zo snel mogelijk een collega langs om alle noodzakelijke zaken te bespreken zoals het reserveren van een locatie, het opstel van de rouwkaart, plaatsen van een rouwadvertentie en het vormgeven van de uitvaartdienst. De uitvaartverzorger neemt brochures en catalogi mee, bespreekt de verschillende opties met de nabestaanden en verwerkt dit vervolgens op kantoor. Regelmatig wordt de administratie, het plaatsen van bestellingen en reserveringen en het maken van een offerte door een andere collega uitgevoerd. Communicatie tussen collega’s onderling is in dit geval telefonisch of per e-mail en met name de kleinere uitvaartondernemers gebruiken niet of nauwelijks software ter ondersteuning van de interne processen.

Een van deze collega’s bij een uitvaartonderneming is Rick van Haften, hij weet als geen ander dat er in de eerste dagen na een overlijden op administratief en organisatorisch vlak veel moet gebeuren en daar ontstond zijn idee voor Baseform. Voor de verdere ontwikkeling van dit systeem heeft hij in PAQT een ervaren partner gevonden.

‘We hebben een oplossing ontwikkeld die samenwerking in de uitvaartbranche ondersteund. Collega’s kunnen dossiers aanmaken, taken verdelen, rapporteren en een offerte opmaken, zonder dat in het proces informatie verloren gaat of een stap wordt overgeslagen. Zo’n systeem bestond nog niet. Na een online zoektocht en een aantal gesprekken heb ik besloten om met PAQT in zee te gaan. De bedrijfskundige visie en klik tijdens de eerste gesprekken waren voor ons de reden om te kiezen voor PAQT.’ Legt Rick van Haften uit.

De bedrijfskundige visie en klik tijdens de eerste gesprekken waren voor ons de reden om te kiezen voor PAQT
Rick van Haften Oprichter van Baseform

Baseform; software voor de uitvaartbranche

Baseform is een SaaS-oplossing die de uitvaartondernemer ondersteunt in het gehele administratieve proces. Collega’s kunnen eenvoudig samenwerken en direct online een offerte opmaken. Door het digitaliseren van dit proces komt er meer rust en duidelijkheid, voor zowel de nabestaanden als de uitvaartondernemer.

In de praktijk blijkt de druk op het eerste contactmoment groot. De nabestaanden moeten veel persoonlijke gegevens doorgeven, formulieren ondertekenen en direct daarna moeten de nabestaanden nadenken over praktische zaken rondom de uitvaart. Vaak betekent dit dat het eerste contactmoment met de uitvaartondernemer zo’n twee a drie uur kan duren, waarna in het verleden nog geen actuele offerte of kostenoverzicht beschikbaar was. Deze werd op kantoor gemaakt en zo snel mogelijk gedeeld, maar hier kan wel zo’n 24 tot 48 uur tussen zitten. Daardoor blijft er minder tijd over voor de nabestaanden om opties te heroverwegen. Dankzij Baseform is dit niet meer nodig en kan de uitvaartverzorger tijdens het eerste gesprek alle wensen direct verwerken en is de offerte direct klaar om met de nabestaande te delen.

De Rise-methode in de praktijk

Bij de ontwikkeling van Baseform zie je de kracht van onze Rise-methode goed terug. Vooral de eerste twee aandachtsgebieden waren hierbij heel belangrijk: Het doorgronden van de vraag (understand) en het toetsen en aaanscherpen van de oplossing (Product design.)

Om de vraag goed te kunnen doorgronden is er uitgebreid marktonderzoek gedaan. We hebben alle aanbieders en bestaande pakketten in kaart gebracht, daarnaast hebben we interviews afgenomen bij uitvaartondernemers door heel het land.’Deze informatie heeft geleid tot een aangescherpte businesscase. “Aan de hand van de gesprekken met de eindgebruikers en de wens van Rick hebben we een visie vastgesteld; Baseform moet snel financiële duidelijkheid geven en het gehele proces van een uitvaartonderneming ondersteunen.’

Ontdek de onze werkmethode
Bij de ontwikkeling van Baseform zie je de kracht van onze Rise-methode goed terug
Maurits Dijkgraaf Directeur PAQT

De belangrijkste functionaliteiten van Baseform:

  • Uitvaartwensen eenvoudig vastleggen in een gebruiksvriendelijke online interface.
  • Het systeem geeft een realtime offerte weer, zodat iedere wijziging direct inzicht geeft in het effect op de offerte.
  • Het systeem is overal te gebruiken, zowel op een desktop, tablet als telefoon.
  • Het dossier is direct beschikbaar, betrokken collega’s kunnen alle benodigde informatie inzien zonder dat er waardevolle informatie verloren gaat.
  • Snel en foutloos formulieren genereren. Hierdoor bespaard de uitvaartverzorger veel tijd.
  • Doordat overal in de applicatie eenvoudig taken aangemaakt kunnen worden, houdt de uitvaartverzorger optimaal overzicht.
Laravel PAQT

Laravel als basis

Voor de backend van het systeem is gebruik gemaakt van het Laravel framework. Een paar voordelen hiervan zijn:

  • Dat het framework zeer snel is en maximaal kan worden gecached, dit betekent kortere laadtijden en dus meer gebruiksgemak voor de eindgebruiker.
  • Laravel is goed te combineren met andere systemen.
  • PAQT heeft jarenlange ervaring met Laravel en is daarnaast oprichter van de Laravel foundation. Dit betekent dat wij veel functionaliteiten zoals modules voor (2-factor) authenticatie, audit logging maar ook integraties met bekende CRM en ERP systemen zoals Exact en AFAS zelf hebben ontwikkeld en nu opnieuw kunnen inzetten.

Een digitale transformatie binnen de uitvaartbranche

Baseform en PAQT werken waar mogelijk samen op basis van de agile methode. Dit betekent dat er in korte sprints is gewerkt, waarbij continu kleine opleveringen plaatsvinden. In het begin was het nog even zoeken om de juiste balans in het eindproduct te vinden. ‘Als opdrachtgever wil je het liefst al jouw ideeën gerealiseerd zien, terwijl PAQT juist meer nadruk legt op een afgeslankt model. Hun advies was om eerst een minimale versie te ontwikkelen en deze vervolgens uit te gaan breiden. We zijn uiteindelijk op een mooi compromis uitgekomen.’ Legt Rick van Haften uit.

De eerste resultaten zijn veelbelovend. Rick vertelt hierover: ‘Er zijn op de markt een aantal  aanbieders die een vergelijkbaar product aanbieden. Bij deze aanbieders ligt de focus vaak op veel functionaliteiten om een brede doelgroep te bereiken. Hierbij laat de kwaliteit van de vele functies nog wel eens te wensen over. Bij de ontwikkeling van Baseform is, door marktonderzoek, in kaart gebracht waar behoefte aan is. Op deze functionaliteiten is de focus gelegd en deze moeten kwalitatief perfect zijn.

In de volgende versies willen we het mogelijk maken om via ons systeem ook direct reserveringen te maken. Dit kan gerealiseerd worden door Baseform aan andere systemen van bijvoorbeeld crematoria en begraafplaatsen te koppelen. Ook vinden wij transparantie richting de nabestaande belangrijk. Daarom zijn we nu aan het onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om ook de nabestaande toegang te geven in Baseform.

Terug naar overzicht

PAQT nieuwsbrief

Ontvang viermaal per jaar onze nieuwsbrief met relevante IT-ontwikkelingen, inspirerende cases en het laatste PAQT-nieuws.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Ontvang viermaal per jaar onze nieuwsbrief met relevante IT-ontwikkelingen, inspirerende cases en het laatste PAQT-nieuws.

Dagmar Ingelse
Naam(Vereist)
E-mail
Toestemming(Vereist)