Hoe zet je een goede RFI op voor het vinden van een geschikte techpartner?
Leestijd 4 min
Als ondernemer ben je voortdurend op zoek naar manieren om je SaaS applicatie en onderneming naar het volgende niveau te brengen. Het samenwerken met een nieuwe techpartner kan daarin een belangrijke sleutel zijn.
Waarom een RFI?
Over waarom je überhaupt zou willen overstappen naar een nieuwe techpartner, schreven we eerder al een artikel. Denk aan een betere kwaliteit, hogere capaciteit, ontwikkelsnelheid of het zekeren van continuïteit.
Het vinden van een geschikte techpartner is echter niet eenvoudig. Misschien ken je al enkele partijen, maar om een goed beeld te krijgen van de markt en de mogelijkheden, is er meer nodig.
Bij een Request for Information (RFI) nodig je diverse techpartners uit om kennis op te doen. Het zal je vervolgens van waardevolle informatie voorzien voor in het vervolg: een RFP (Request for Proposal), waarbij je een offerte opvraagt. Met de RFI maak je de RFP completer, beter en scherper.
Er zijn geen regels rondom een RFI, dus je bent zelf volledig vrij in hoe je deze vormgeeft. Als PAQT hebben we inmiddels aardig wat RFI’s voorbij zien komen en kunnen op basis daarvan een goed beeld geven van essentiële onderdelen van zo’n uitvraag voor een succesvolle samenwerking.
Maar misschien belangrijker nog, wat denken wij dat je vooral niet moet vergeten?
De essentie van een RFI voor een techpartner
Laten we vooropstellen dat een goede match met een techpartner verder gaat dan enkel de techniek. Je hebt als bedrijf, als opdrachtgever, een droom, een ambitie. Die wil je verwezenlijken en daar heb je de hulp van een techpartner bij nodig.
Het doel van een RFI zou dus ook moeten zijn om (uiteindelijk) een techpartner te vinden die jou overtuigt van hun aanpak. Dus niet (alleen) technisch, maar ook qua samenwerking. Hoe omschrijven ze hun cultuur, hoe willen ze graag samenwerken, en hoe kijken ze naar jouw ambitie? Hoe gaan ze die verwekelijken, en met welke aanpak?
De software is de route richting jouw droom of ambitie. Dus ook het doel van de software zelf, wil je goed overbrengen. Wat zijn hoog-over je wensen daarin, wie zijn de eindgebruikers en wat is hun behoefte?
Daarna wil je pas iets weten over de techniek. Welke techniek raden ze bijvoorbeeld aan?
Door zaken in die volgorde op te vragen, krijg je een beeld van de markt, de mogelijkheden en een potentiële match. Daarmee kun je na denken over jouw ideale samenwerking.
Specifieke onderdelen van je RFI
Voor de opbouw van je RFI kun je denken aan:
- Introductie
- Doel
- Scope
- Proces en tijdlijn
- Vereisten aan de indiening
We nemen ze kort door:
Introductie van je RFI: wat is je ambitie?
Het waarom van deze RFI. Wie ben je als organisatie, welke rol speelt de software daarin en wat is de context waaruit deze RFI is ontstaan? Zijn er bijvoorbeeld groeidoelstellingen die aan deze RFI ten grondslag liggen?
Leg hier goed je ambitie uit. Het begint bij de basis, daarop wil je op één lijn staan met je potentiële nieuwe techpartner. Hier kun je ook de markt toelichten en jouw visie. Nog interessanter wordt het om daarover een visie van de techpartner te vragen. Hebben ze misschien specifieke expertise in jouw domein die tot niet inzichten kan leiden?
Doel: kort en to-the-point
Wat is het doel van dit project, waar werk je naartoe? Formuleer je probleem of ambitie uit de introductie, nu zo krachtig en kort mogelijk. Benoem hier ook specifieke eisen die je hebt rondom dat doel.
Scope: softwareontwikkeling is meer dan eenmalige opleveren
In de scope licht je, hoog-over, toe wat onderdeel uitmaakt van het project. Misschien heb je als bedrijven meerdere softwareapplicaties en ben je niet voor alles op zoek naar een nieuwe techpartner. Vertel hier duidelijk om welke software het gaat, wat die software ongeveer qua mogelijkheden biedt maar denk daarbij ook aan bepaalde randzaken: zijn er integraties? En belangrijk: is er data die moet worden gemigreerd?
Zijn er daarnaast nog bepaalde eisen of beperkingen? Deel deze dan ook hier. Want een onduidelijke scope schrikt af, of zorgt juist voor vage reacties waar je niet veel wijzer van wordt.
Vergeet ook niet dat software doorlopend werk betekent. Het is geen eenmalige exercitie. Geef dus een vergezicht en maak duidelijk dat je juist een samenwerking zoekt waar ook onderhoud, support, hosting en wellicht ook garanties bij horen.
Proces en tijdlijn: schep de juiste verwachtingen
Licht hier de rest van het proces van de zoektocht naar een nieuwe leverancier toe. Je verstuurt nu deze RFI, maar hoe zie je de rest van het traject voor je? Wat ga je met de informatie uit deze RFI doen? Volgt er een RFP? En belangrijk voor de leveranciers die meedoen: gebruik je deze RFI om een selectie van leveranciers voor de RFP te maken?
Hoe meer transparantie je hierover geeft, hoe eerder geneigd een leverancier is om ook openlijk en oprecht aan deze RFI mee te doen. Het is een cliché maar het kost alle partijen namelijk veel tijd (en dus geld).
Denk ook aan:
- Aanvang van de samenwerking zodat de techpartner beschikbaarheid kan inschatten
- Is er een overdracht van de huidige naar de nieuwe techpartner nodig?
- Is er een deadline voor het opleveren van een eindproduct?
- Of gaat het om een langdurige samenwerking met tussentijdse oplevermomenten?
Sta ook open voor feedback hierop: misschien zijn de verwachtingen die je hebt niet realistisch, of kom je juist op nieuwe inzichten qua planning.
Kwalificaties: hoe bepaal je kwaliteit?
Om een goed beeld te krijgen van de kwalificaties van de verschillende techpartners, vraag je naar de diverse certificeringen. Welke hebben de techpartners zelf in bezit en waarom? Je kunt daar natuurlijk ook zelf wat onderzoek naar doen om te ontdekken welke je zelf belangrijk zou vinden en er specifiek naar vragen.
Het werkt als bewijslijst van de kwaliteit van de techpartner. Iets dat bijvoorbeeld extra belangrijk kan zijn indien er met gevoelige data gewerkt zal worden.
Vereisten aan de indiening
Deze wordt vaak onderschat, maar staat aan de basis van het goed kunnen vergelijken van je ontvangen informatie. Het doel is dat je overal in elk geval de essentiële informatie op dezelfde manier binnen krijgt, met dezelfde benamingen. Dat scheelt zoekwerk en maakt het vergelijken efficiënter.
Werkwijze tijdens de samenwerking
Werk je graag op een bepaalde manier samen met een techpartner, of heb je daar bijzondere verwachtingen bij? Probeer andersom ook te ontdekken hoe de verschillende softwareontwikkelaars samenwerken met hun opdrachtgevers. Misschien doe je daar inspiratie voor op, die je kunt gebruiken in je later RFP-proces.
Specifieke vragen
Enkele voorbeelden van specifieke vragen die je kunt stellen:
- Vraag naar een korte slide deck over de organisatie. Zo leer je meer over hun cultuur en kernwaarden.
- Welke technische frameworks is de techpartner bekwaam in en zal ze waarschijnlijk gebruiken voor dit project? Wat adviseren zij?
- Welke visie heeft de techpartner op jouw domein? Dit kan een indicatie zijn van een waardevolle expertise waar je opzoek naar bent.
- Hebben ze cases als referentie van vergelijkbare projecten?
- Hoe groot is het team dat ze beschikbaar hebben voor dit project en met welke rollen?
- Wat maakt de techpartner anders dan anderen?
- Als je zelf al een in-house team hebt: hoe ziet de techpartner een samenwerking voor zich met dit team?
- Hoe zit het met intellectueel eigendom of licenties?
De vraag die niet mag ontbreken
Business Strategist en Director van PAQT, Maurits Dijkgraaf, was in het verleden al tientallen keren betrokken bij een RFI.
“Ik denk dat het belangrijkste is dat je heel duidelijk informatie geeft over de strategie en visie van het bedrijf. Dat is ook waar wij als PAQT het eerst induiken met onze werkwijze Rise. De grootste valkuil is om als opdrachtgever een totaal uitgewerkte backlog op te sturen en dan om een prijs te vragen. Iedereen weet dat dit niet werkt. Daarmee degradeer je de techpartner eigenlijk tot een soort bouwclub.”
Ben als opdrachtgever ook beschikbaar. Het kost een techpartner namelijk veel tijd om een RFI (maar ook RFP) in te vullen. Hoe meer commitment je zelf geeft, hoe meer je terugkrijgt.
Mijn tip bij een uitvraag is om ook bereid te zijn om een voortraject met de partij van keuze te hebben. Daarmee laat je iedereen wel een schatting geven van het budget. Maar de definitieve ‘GO’ om te gaan bouwen komt pas nadat jouw team met de techpartner alles in het project concreet heeft mogen uitwerken.
Is dat niet naar wens, dan kun je alsnog eronderuit en een nieuwe partij zoeken. Ik vind het niet slim om een totale uitvraag vooraf te doen op specificaties en dan te hopen dat het goedkomt.”
Sta je op het punt een nieuwe techpartner te zoeken en kun je wat hulp gebruiken? Neem gerust contact op om te horen hoe PAQT samenwerkt met haar opdrachtgevers.
Advies nodig? We helpen je graag.
Maak direct een afspraak voor een adviesgesprek