Tijd voor een nieuwe manier van werken

Achttien handelingen, met de hand en op papier verwerkt, voordat een order onderweg is naar een klant. Het was altijd de manier waarop Sempergreen – wereldwijde marktleider in groene daken – hun orders verwerkte. De snelle groei werd geremd en de foutgevoeligheid nam met iedere extra order toe. Daarom nam Sempergreen het complete interne logistieke proces onder de loep en besloten ze te digitaliseren.

PAQT verzorgde als techpartner de complete digitale transformatie van Sempergreen. Team Growth bracht door middel van een GAP-analyse het gehele orderproces in kaart en kon aan de hand daarvan de 18 handelingen terugbrengen naar maar liefst 8 stappen. Team Falcon ontwikkelde vervolgens de maatwerk software die nodig was om de nieuwe interne processen naadloos aan te laten sluiten op het bestaande AFAS-pakket.

Over Sempergreen

Sempergreen, met hoofkantoor in Nederland, is wereldwijd de grootste ontwikkelaar en leverancier van innovatieve en kwalitatieve oplossingen voor groene daken, groene gevels en direct-groene bodembedekking. Sempergreen werkt vanuit de missie om een groene en leefbare wereld te creëren voor onze generatie en de generaties na ons.

Het gedreven en professionele team van Sempergreen, dat ruim 200 medewerkers telt, werkt voortdurend aan de kwaliteit van de duurzame producten. Samen met haar klanten werkt Sempergreen eraan om de wereld elke dag een stukje groener te maken.

Neem contact op

Maurits Dijkgraaf
Ons motto is “als je doet wat je deed dan krijg je wat je kreeg”; door de sterke groei van ons bedrijf en de noodzaak tot verbetering van de efficiency moesten we op zoek naar een efficiënte oplossing voor een complex proces.
Lenhard van Ballegooijen Directeur Sempergreen Nurseries

Digitalisering van het orderproces

Sempergreen verwerkt jaarlijks een grote hoeveelheid orders, waarbij het plantgoed voor de groene daken ook zelf gekweekt wordt. Een praktisch proces, dat zich veel buiten afspeelt, maar tegelijk een groot logistiek en administratief vraagstuk. In de afgelopen jaren lag de focus van het bedrijf altijd op sales en marketing. Met resultaat. Maar als je zó snel groeit, beginnen interne processen te piepen en kraken, merkte ook Lenhard van Ballegooijen, directeur van Sempergreen Nurseries.

Orderbonnen stapelden zich – letterlijk – op en werden van hand tot hand doorgegeven en verwerkt. Sempergreen ontdekte dat er maar liefst achttien handmatige handelingen verricht werden voor een geplaatste order onderweg was naar een klant. Dit was niet alleen foutgevoelig, het stond verdere groei in de weg. Tijd voor een nieuwe manier van werken, op een volledig gedigitaliseerde manier. Of, zoals ze het intern verwoordden: ‘De basis op orde maken.’

Technische partner voor digitalisering

Via een gezamenlijk contact kwam Lenhard bij PAQT terecht met hun digitaliseringsvraagstuk: ‘We hadden duidelijk voor ogen wat we wilden verbeteren en zochten een samenwerkingspartner om dit mee te realiseren’, vertelt hij. ‘Bijkomend voordeel van zo’n partner is dat je een externe partij hebt die fris en kritisch naar jouw processen kijkt. Waarom doen we dingen zoals we ze doen? Kan het niet beter? We wilden daarnaast een partner met dezelfde mentaliteit als wij: oplossingsgericht en met beide benen op de grond. Bij PAQT hebben we al vanaf het begin het gevoel dat die match klopt.’

.

Neem contact op

Maurits Dijkgraaf
AFAS Software Partner - PAQT

Maatwerk als aanvulling op AFAS

Met de bevindingen die Sempergreen zelf al had gedaan met betrekking tot hun ideale proces, onderzochten we welk type oplossing hier het best bij past. Standaardpakketten bleken al snel niet te doen wat nodig was om de unieke werkwijze van Sempergreen in te vullen. Omdat AFAS  al voor driekwart van de organisatie naar tevredenheid werkt, bleek een combinatie van AFAS met een maatwerk oplossing voor hun unieke processen de beste keuze.

Download whitepaper: GAP-analyse digitalisering

Vul hier je e-mailadres in en ontvang binnen enkele ogenblikken het whitepaper GAP-analyse digitalisering.

Heb je na het lezen nog vragen? Dan beantwoord ik die graag.

Maurits Dijkgraaf
Naam(Vereist)
E-mailadres
Toestemming(Vereist)

De business case: wat levert het op?

Voor de directie was het belangrijk om vooraf inzicht te krijgen in het (terug)verdienmodel van de te bouwen oplossing. Omdat het om een nieuwe innovatie gaat, maakte PAQT samen met de kwekerij een business case die de verwachte investering tegenover de verwachte besparingen zette.

Als besparingen werd meegenomen dat met een verbeterd en gedigitaliseerd proces, bestaande vacatures op de transportplanning niet ingevuld hoefden te worden om verdere groei mogelijk te maken. Ook faalkosten worden verminderd en op gebied van tijd en materiaalgebruik waren flinke besparingen te behalen. Tezamen leverde dit een positieve business case op, waardoor in oktober 2021 het startschot voor de ontwikkeling werd gegeven.

 

Strakke deadline gehaald

Er was één duidelijke voorwaarde voor de ontwikkeling: vóór het nieuwe seizoen moest het nieuwe systeem in gebruik genomen worden. ‘Zo’n grote verandering midden in de drukte van het hoogseizoen doorvoeren is gewoon niet mogelijk’, licht Lenhard toe. En het lukte. Want in april 2022, bij de start van het nieuwe seizoen, ging de oplossing live! Om dat te bereiken was er een nauwe samenwerking tussen het ontwikkelteam en de betrokkenen bij Sempergreen. Strakke sprints, tussentijds opleveren en testen en continu samen bijsturen waar dat nodig is. ‘Het contact was goed en vaak’, vertelt Lenhard. ‘Bij iedere sprint kregen we het beloofde opgeleverd en dat geeft vertrouwen.’

Alle lagen van de organisatie betrekken

Tijdens het ontwikkelproces werden alle lagen van de organisatie regelmatig betrokken, om de oplossing voor iedereen gebruiksvriendelijk te maken. In het geautomatiseerde proces werken namelijk management, maar ook transportplanning, tractorbestuurders en kraanmachinisten met het systeem. Door hen al tijdens de ontwikkeling te betrekken, konden we praktische tips van de werkvloer direct verwerken in de concepten en het systeem voor iedereen werkbaar en begrijpelijk maken.

Het resultaat: De oplossing

‘Door in een vroeg stadium zoveel met elkaar te overleggen, is de oplossing erg goed ontvangen’, vertelt Lenhard. ‘Er komt echt geen papier meer aan te pas. Op de tractor is een tablet, de kraanmachinist heeft een tablet en printer voor palletstickers, medewerkers bij de logistieke afdeling lopen met een tablet. Iedereen heeft altijd inzicht in de status: waar is een order? Wat is al gebeurd en wat is de volgende stap? Bij vragen weet je precies waar je moet zijn. Het scheelt tijd, scheelt een rookgordijn en geeft duidelijkheid. Het is een uitermate prettige manier van werken, die we daarom de komende tijd ook in onze kwekerijen over de grens willen implementeren.’

Een digitale transformatie start met een GAP-analyse

Je organisatie loopt goed en je ziet nog volop kansen en mogelijkheden. Maar je merkt ook dat het moeilijker wordt om op te schalen. Er is een wirwar van systemen en ze werken niet goed samen. Er wordt veel met de hand gedaan en het aantal fouten neemt toe.

Om verder te kunnen groeien moet je digitaal transformeren en dat begint met een gedegen GAP-analyse. Hoe het werkt? In dit whitepaper vertellen we je er meer over.

Download whitepaper: GAP-analyse digitalisering

Vul hier je e-mailadres in en ontvang binnen enkele ogenblikken het whitepaper GAP-analyse digitalisering.

Heb je na het lezen nog vragen? Dan beantwoord ik die graag.

Maurits Dijkgraaf
Naam(Vereist)
E-mailadres
Toestemming(Vereist)

Terug naar overzicht

Scale-up software workshop cta

Weten waar jouw kansen liggen?

In de workshop Digitale transformatie krijg jij inzicht in de kansen die maatwerk software biedt voor jouw onderneming. Geheel gratis en vrijblijvend.