BsGW bespaart ruim 2500 uur, dankzij nieuw platform

Ieder jaar gaan er bij de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) in Limburg duizenden aanslagen en heffingen de deur uit. Inwoners en bedrijven hebben het recht om bezwaar aan te tekenen tegen dit soort besluiten en doen dat in groten getale. Voor de BsGW betekent dit dat er ieder jaar dus ook weer een groot aantal bezwaren binnenkomt, deze zijn niet alleen gericht tegen de WOZ-waarde maar ook tegen hondenbelasting, rioolheffing of toeristenbelasting.

Voor de overheid is het vaak een uitdaging om de bezwaarschriften op de juiste manier en vooral binnen de gestelde termijn te behandelen. Zeker wanneer de noodzakelijke informatie zich in verschillende systemen bevindt. Het stroomlijnen van de bestaande bedrijfsprocessen en systemen via een nieuw platform voor de BsGW biedt uitkomst. Samen met PAQT is dit platform ontwikkeld en al vrij snel na de ingebruikname van het nieuwe platform bleek dat de BsGW meer bezwaren kan afhandelen, in een kortere periode. Ondertussen is het platform uitgebreid met extra functionaliteiten voor de gebruikers en hebben andere gemeenten en publieke samenwerkingen interesse getoond in het platform mede vanwege het feit dat PAQT de Common Ground principes bij de ontwikkeling heeft omarmd. Zo wordt er niet gedacht in losse systemen, maar waar mogelijk data centraal opgehaald en een koppeling gemaakt tussen bestaande systemen.

Wij waren gewend om kant-en-klare software aan te schaffen maar samen met PAQT zijn we vanaf de basis software gaan ontwikkelen.

Zij denken niet vanuit een standaardproduct maar vanuit onze behoefte. Ze hebben zich dan ook zeer grondig verdiept in onze werkprocessen.

Als je niet snapt hoe wij werken, begrijp je ook niet wat we vragen en nodig hebben.

Roy Willems Procescoördinator gegevensbeheer

Koppeling van bestaande systemen met Laravel

De grootste uitdaging voor de BsGW is de variatie van benodigde systemen en het feit dat deze nauwelijks met elkaar geïntegreerd zijn. Dit betekent veel werk, weinig overzicht en een aanzienlijke kans op fouten. PAQT is aan de slag gegaan met een platform om deze verschillende systemen met elkaar te verbinden, belangrijk gegeven daarbij is dat de systemen niet zijn vervangen maar binnen het platform geïntegreerd. De software ligt als een schil rondom de processen en systemen. Hierdoor ontstaat een slimme workflow, wordt data centraal opgehaald en niet meerdere keren opgeslagen, wordt voorkomen dat silo’s ontstaan en hebben alle medewerkers te maken met steeds dezelfde realtime informatie. Hiermee is het gehele proces van binnenkomst van het bezwaar, het inboeken tot het verdelen en inplannen van de werkzaamheden vele malen sneller geworden, dit garandeert tijdswinst en gebruiksgemak voor de medewerkers van de BsGW.

Platform ondersteunt beslissingen en voorkomt fouten

Om tot de kern van de werkzaamheden en wensen te komen, zijn PAQT en BsGW dieper in de wetgeving en (werk)processen gedoken. Het resultaat is een platform dat de ambtenaar ondersteunt bij het nemen van beslissingen door wetgeving te volgen. Het platform zorgt verder voor een goede verdeling van de workload en kan ook gemakkelijk vanuit huis benaderd worden.

Het nieuwe platform ondersteunt de BsGW bij de volgende doelstellingen:

Verbinden van de individuele processtappen en applicaties
Het voorkomen van piekbelasting door het beter organiseren van het werk
Het digitaliseren van handmatige of papieren processtappen.
Het sneller beschikbaar stellen van informatie voor zowel de burger als medewerkers van BsGW
Omarmen van de Common Ground Principes

Geautomatiseerde werkprocessen

Na de inventarisatie van de werkzaamheden en wensen is gestart met het automatiseren van zowel het inboeken als de afhandeling van de bezwaarschriften. Alle bezwaren die binnenkomen tegen de tientallen heffingsoorten, worden gevalideerd en tijdig doorgezet naar inhoudelijke behandelaren. In het nieuwe systeem kunnen de medewerkers eenvoudig zien wat de werkvoorraad per heffingsoort is, wat de status van de zaak is, of een inwoner al een zaak heeft lopen en kunnen de medewerkers de interface van het systeem volledig personaliseren. Uit een berekening blijkt dat met deze efficiencyslag de BsGW tot wel 2500 uur per jaar bespaart. Het automatiseren van het intake- en afhandelproces betekent, behalve efficiënter werken, vooral dat de burger een gedegen en tijdige reactie ontvangt op zijn ingediende bezwaar.

Over BsGW

Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) is een zelfstandig samenwerkingsverband van 29 Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg. BsGW zorgt voor de heffing en inning van gemeentelijke en waterschapsbelastingen. Het gaat om maar liefst 62 heffingsoorten gebaseerd op 116 verordeningen.

Voor het bepalen en innen van deze en andere belastingen wordt samengewerkt met onder andere het Inlichtingenbureau, UWV, afvalverwerkers, de rechtbank en de rijksbelastingdienst. BsGW heeft de samenwerking met PAQT gezocht om bezwaren slimmer en efficiënter af te handelen.

Visie op digitalisering

BsGW wil focus op standaardisering en digitalisering. Men stelt hoge eisen aan operational excellence, open standaarden en API’s, best practices, best of breed oplossingen en een oplossing volgens geldende IT- en architectuurprincipes (GEMMA, Common Ground).

Tot slot verwacht men een optimale prijs-kwaliteitverhouding en een zo laag mogelijk risico voor de bedrijfsvoering. De kwaliteit en werkwijze van PAQT sluiten hier naadloos op aan.

Overzicht in workload en workflowmanagement

Op basis van zaakinformatie wordt overzichtelijk en real-time weergegeven waar welke zaak ligt, en wat de volgende stap is om deze af te handelen

Centrale zoekbalk

Snel en gemakkelijk zoeken op alle relevante gegevens die horen bij een bezwaarzaak, object & subject - via de centrale zoekbalk

Dashboard op maat

Met gepersonaliseerde, op rollen gebaseerde schermen worden dashboards & overzichten altijd op maat gepresenteerd voor de ingelogde gebruiker

Efficiënter, makkelijker en prettiger werken

Voor de BsGW medewerkers betekent het samen met PAQT ontwikkelde platform dat ze op een efficiënte, transparante en correcte wijze de bezwaren van burgers en bedrijven kunnen behandelen. Doordat ze de noodzakelijke informatie niet langer uit allerlei verschillende systemen hoeven te halen maar alle informatie op één scherm krijgen aangeboden, wordt hun werk behalve efficiënter ook makkelijker en prettiger.

Meer weten over de Common Ground principes en de voordelen die het voor jouw organisatie heeft?

Meer informatie over Common Ground

Innovatieve oplossing

Digital & API first
Uitgebreid rechten en rollen systeem met flow
Netwerkschijven via smb gemount

De applicatie

Koppeling met Vyzyr
Koppeling met Centric en Ortax
Laravel, blade templates en Vue.js

Wetenswaardig

60.000 zaken met 75.000 bezwaarredenen
Synchronisatie tussen meerdere systemen d.m.v. views
Statussen van zaken die in een eerder systeem afgehandeld zijn, blijven beschikbaar

Terug naar overzicht

Overtuigd?

Vertel ons je ambitie. We denken graag met je mee.