Met Lean IT leggen we de basis voor jouw ambitie
Dankzij onze werkwijze RISE houden we tijdens een project alle factoren die cruciaal zijn voor succes, scherp in de gaten. Onderdeel van RISE is een uitgebreid bedrijfstechnisch onderzoek, waarmee we uiteindelijk tot een digitale oplossing komen. We gaan als PAQT echt een commitment met de opdrachtgever aan en steken daar veel energie in. Maar hoe ziet zo’n voortraject met onderzoek er nou in de praktijk uit? We bespreken het met Elwin Klerkx, Digital Transformation Consultant bij PAQT. Over Lean IT, Value Stream Mapping en het doorgronden van ambities.
RISE kent 4 fases: het doorgronden van de vraag (Understand), het toetsen en aanscherpen van een oplossing (Solution Design), het opstellen van een actieplan (Plan van Aanpak) en de implementatie. Dit artikel richt zich met name op het eerste deel, het doorgronden van de vraag: de Understand fase.
Het begrijpen van de business voor een optimale digitale transformatie
“Ieder project begint altijd met een ambitie van de opdrachtgever. Dat kan zich op verschillende manieren uiten: gaat het om een product propositie met een uitgewerkte business case, of is het digitale transformatie?
Allemaal uitgangspunten die het vervolg van het traject beïnvloeden. Maar wat altijd centraal staat is dat we als PAQT de opdrachtgever écht doorgronden. “Niet alleen de organisatie zelf”, legt Elwin uit, “ook de markt, het product of de dienst, bedrijfsprocessen – echt álles. Afhankelijk van de ambitie van het project, zijn daar telkens andere mensen bij betrokken. Indien nodig, spreken we met alle lagen binnen de organisatie. Vanuit PAQT voegen we vervolgens expertise vanuit verschillende disciplines toe.
Lean Six Sigma
Binnen PAQT zijn we allemaal in Lean Six Sigma opgeleid. Lean Six Sigma is een wereldwijd bewezen en toegepaste methodiek waarmee een organisatie op een gestructureerde wijze continu kan verbeteren. Het combineert Lean, dat zich richt op het weghalen van verspillingen uit processen, met Six Sigma, dat streeft naar stabiele en effectief verlopende processen op basis van data-analyses. De combinatie daarvan versterkt elkaar waardoor je op een gefundeerde manier verbeteringen in processen door kunt voeren.
Met waaromvragen tot de kern van het probleem komen
“Essentieel bij het in kaart brengen, en beoordelen van stappen in het proces is voor ons om door te blijven vragen waarom iets is zoals het is. Vanuit de Lean-gedachte kijk je altijd naar de oorzaak van een probleem. Zonder de echte oorzaak, plak je eigenlijk alleen maar pleisters: het échte probleem los je niet op.”
“Veel organisaties werken al jaren op dezelfde manier, waardoor het vaak lastig te begrijpen is waarom iets gaat, zoals het gaat. Het is voor ons als PAQT dan ontzettend belangrijk goed te weten hoe processen werken en ook waarom ze zo werken. Alleen dan kunnen we tot een goed advies komen voor een digitale oplossingen.”
Value Stream Mapping als tool binnen Lean IT
Om een goed beeld van de organisatie te krijgen zijn er vanuit Lean Six Sigma talloze tools beschikbaar. “Een daarvan is Value Stream Mapping (VSM). Daarmee breng je het volledige bedrijfsproces in kaart. Per stap in dat proces bepaal je welke handelingen worden uitgevoerd. Vanuit PAQT voegen we daar IT aan toe: we kijken ook welke software er betrokken is bij deze stappen. Daardoor combineren we Lean Six Sigma met IT en komen we tot Lean IT.
In de basis gaat het stappenplan van VSM als volgt:
- Begin met de huidige situatie: werk het proces uit en noteer iedere stap die nodig is om van het begin tot het eind te komen.
- Beschrijf hetzelfde proces maar dan in de gewenste situatie.
- Bekijk de verschillen tussen de twee schema’s en kom met een actieplan.
Aan alle activiteiten voeg je labels toe: biedt deze activiteit waarde voor het bedrijf, waarde voor de klant of is het eigenlijk ruis: handelingen die geen waarde toevoegen. Het doel is om uiteindelijk van A naar B te komen in minder stappen, met zo min mogelijk ruis. Je wilt het proces zo ‘lean’ mogelijk inrichten. Denk aan activiteiten die handmatig gedaan worden, maar eigenlijk geautomatiseerd kunnen worden. Uiteindelijk wil je het dusdanig inrichten dat in zo min mogelijk stappen het proces wordt doorlopen en klantwaarde wordt gecreëerd.”
Onderstaand voorbeeld laat zien hoe dat gaat. Je ziet stap voor stap bij iedere handeling in het bedrijfsproces de activiteiten, en met labels de waarde die ze toevoegen: klantwaarde, business waarde of waste (ruis).
“Het is echt een mooie methode om alle problemen of uitdagingen duidelijk in beeld te brengen voor alle stakeholders. Als je dat eenmaal lukt, kun je bepalen of en welke er handelingen uit gehaald kunnen worden voor een optimaler proces.”
“De value streams zijn een vast onderdeel van onze werkwijze en zijn ook altijd voor iedereen zichtbaar in de PAQT app. Zo kijken we altijd naar dezelfde ‘waarheid’ en hebben we een basis om op terug te vallen tijdens de rest van het traject.”
Nadat alles goed in kaart is gebracht, werken we namelijk naar de gewenste situatie tijdens de Solution Design fase. We weten het doel, we weten wat er nodig is, maar hoe kunnen we dat voor elkaar krijgen met behulp van software?
Ook een ambitie waarmaken?
Wil je serieus aan de slag met digitale transformatie aan de hand van duidelijke business doelstellingen? Onze Digital Transformation Consultants, zoals Elwin, helpen daar graag bij. Laat het ons weten en neem contact op.